conservering

advies & behandeling

documenteren & rapportage

Belangrijk is dat alle inzichten en gegevens uit de behandeling op een juiste wijze worden vastgelegd. Cruciaal hierbij zijn de volgende zaken: vastlegging van de afspraken, onderbouwing van de keuzes en vindbaarheid van de vastgelegde data in de toekomst. Een goed documentatiesysteem voorziet in de vastlegging en ontsluiting van de behandelingsgegevens. 

Als (externe) restaurator kunnen de volgende componenten onderdeel vormen van de rapportage.
— Informatie en object-identificatie kunnen gekoppeld worden
— Metadata worden zorgvuldig en overzichtelijk gepresenteerd
— Het conserveringsprobleem wordt op professionele wijze uiteengezet
— Uitvoerige diagnostisering ligt ten grondslag aan (preventieve) behandelingsvoorstellen
— Eventuele projectfaseringen worden benoemd en onderbouwd (stappenplan)
— Data uit (extern) uitgevoerde analyses worden geïncorporeerd en geïnterpreteerd 
— Doel en context van de behandeling zijn zorgvuldig uiteengezet
— Indien nodig wordt een beslissingmodel uiteengezet
— Indien nodig worden beslissingbevoegdheden benoemd
— Beslissingen ten aanzien van materialen, onderzoeks- en behandelingstechnieken en uitvoering van (preventieve) conserveringshandelingen worden uiteengezet en onderbouwd
— De resultaten worden op overzichtelijke wijze gepresenteerd
— Rapport en onderbouwingen zijn voorzien van bronverwijzingen naar actuele en recent geraadpleegde bronnen
— Rapport is voorzien van relevante (microscopische) opnames, technische tekeningen, spectra, grafieken, mappings en dergelijke.
— Technieken en materialen worden in een lijst uiteengezet (merknamen, chemische benamingen of componenten, technische gegevens en indien nodig leveranciers)
— Eventuele instructies ten aanzien van toekomstig beheer en behoud worden gegeven

Dat kan in sommige gevallen resulteren in een kort en bondig verslag met gedetailleerd overzicht en onderbouwing van conserveringsacties ten behoeve van een object of groep objecten (t.b.v. een ‘patientendossier’). In een ander geval kan het resulteren in de verslaglegging van installatie-instructies voor een gecompliceerd glas kunstwerk. Maar het rapport kan bijvoorbeeld ook de uitkomst zijn van een advies ten aanzien van de verduurzaming van een glaskunstwerk in een gebouw of de mogelijkheden voor verplaatsing van een kunstwerk in de openbare ruimte. 

In alle gevallen maakt de restaurator het verslag op basis van de vier kwadranten zoals op dit platform:

Informatie over creatie 

— hoe is het gemaakt en wat zijn de materiaaltechnische of conceptuele kenmerken van het werk?
— plaatsing van het werk in de geschiedenis en gegevens ten aanzien van de biografie van het object bijeenbrengen

Informatie over conservering

— wat zijn de kwetsbaarheden en wat is de conditie? Is er verder onderzoek nodig voor het stellen van een diagnose en advies- of behandelvraag?
— advies uitbrengen en state of the art behandelingen voorstellen en uitvoeren

Verantwoordelijkheid voor archivering en toekomstige ontsluiting van de gegevens ligt bij de eigenaar van het glas. 

Een voorbeeld van een zeer geschikte tool voor de ontsluiting van conserveringsgegevens is een apart software product dat onder TMS (The Museum System) valt: Conservation Studio.